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精准扶贫档案分类方案及档号编制规则》解读

  发布机构:黄山区档案局 发布时间:2018-09-11 11:03:59 信息来源: 黄山区档案局 浏览次数:53

  为了规范精准扶贫档案管理,根据《精准扶贫档案管理办法》《档号编制规则》《数字档案室建设指南》《归档文件整理规则》等相关规定,结合我省实际,制定本方案。

  本方案规定了精准扶贫档案分类原则、分类方法和类目设置、档号赋予及其所含基本范围。适用于精准扶贫档案的分类整理、案卷组织、检索利用和库房上架摆放管理等。

  在坚持集中统一管理原则的基础上,本方案以精准扶贫工作形成的全部档案为对象,依据工作职能、档案载体形式等特点,保持文件之间的有机联系,便于科学管理和检索利用等进行编制。

  精准扶贫档案共设置扶贫类、扶贫项目类、扶贫资金类、特殊载体类(涉及扶贫的)等四大类,每一大类包含若干属类。

  其中扶贫类代码设为“FP”。扶贫类分为五个属类:综合类、精准识别类、精准施策类、精准脱贫类、贫困户类,分别以“01、02、03、04、05”标识。

  扶贫资金类代码设为“CK”。扶贫资金类分为四个属类:凭证类、账簿类、报告类、其他类,分别以“01、02、03、04”标识。扶贫资金档案体系代码设为“F”。

  特殊载体类(涉及扶贫的)代码设为“FT”。特殊载体类分为4个属类:照片类、录音录像类、电子数据类、实物类,分别以“01、02、03、04” 标识。

  按《档号编制规则》(DA/T13-1994)编制档号。以卷为单位整理的,档号采用“全宗号-档案门类代码?年度-保管期限—卷号”结构。以件为单位整理的,档号采用“全宗号-档案门类代码?年度-保管期限-件号”结构。具体编制方法如下:

  全宗号:用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,后三位用阿拉伯数字标识某一类全宗的顺序号。全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。各立档单位全宗号由同级档案馆赋予。

  年度:年度为文件形成年度,以4位阿拉伯数字标识,如“2015”。当文件形成年度无法考证时,年度为其归档年度,并在附注项说明。

  保管期限:保管期限分永久和定期。永久,以代码“Y”标识;定期30年以代码“D30”标识,定期10年以代码“D10”标识,其它定期以此类推。

  档号格式为“全宗号-档案门类代码?年度-保管期限-件号”。如XX镇2015形成的需永久保存扶贫综合类第1件,

  档号格式:全宗号-档案门类代码·年度-体系代码·类别代码-保管期限-卷(件)号。如XX镇2016形成的需保存30年的扶贫资金类

  档号格式为:“全宗号-分类号+项目代号-案卷号”,其中分类号+项目代号由各工程项目主管部门根据具体业务自行设定。如XX镇需保存的扶贫类XX项目第1卷,档号标识为:

  档号格式:“全宗号-类目-保管期限-件号”。如XX镇需永久保存的照片第1件,档号标识为:

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